Teilnehmermanagement
Registrierung, Tarife, Zahlungen, Rechnungen und Kommunikation mit Teilnehmenden.
Kongress-Glossar A–Z
Begriffe rund um Teilnehmermanagement, Abstracts, Programmplanung, Badge-Printing, App, Zertifizierung & mehr.
Abstractmanagement
Einreichung, Gutachten (Review) und Annahme wissenschaftlicher Beiträge.
Programmplanung
Planung von Sitzungen (Sessions), Räumen, Zeiten, Referenten und Beiträgen.
CVS://App
Personalisierte Event-App mit Programm, Interaktion und Push-Nachrichten.
Gutscheine
Preisnachlass oder Freiticket per Code/URL für bestimmte Zielgruppen.
Voucher
Gutschein-/Voucher-Codes zur Rabattierung oder Freistellung von Tickets.
Buchungsfristen
Zeitfenster für Preise/Tarife wie Early/Regular/Late.
Kontingente für Tickets
Mengenlimits je Tarif/Tag/Raum inkl. Wartelisten.
Kontingente für Artikel & Freifelder
Limitsteuerung auch auf Artikel/Optionen und frei definierte Felder.
Hotelverwaltung (Tagespreise & Kontingente)
Zuweisung von Zimmern/Raten und Verwaltung von Abrufkontingenten.
Badge-Layout
Layout-Editor für Namensschilder/Badges.
Barcode / QR-Code
Maschinenlesbare Codes zur Identifikation von Tickets/Personen.
Einlasskontrolle (Scanner & CME)
Schneller Zutritt; Daten für Anwesenheit/CME.
Teilnehmerstatus
Status wie registriert, bezahlt, storniert oder no-show.
Gästelisten
Kuratiertes Teilnehmer-Set mit Sonderrechten (VIP, Presse, Ehrengäste).
Brevo-Mail-Schnittstelle
Anbindung an Brevo (ehem. Sendinblue) für E-Mail-Versand.
Mail-Templates (Text/HTML)
Vorlagen für transaktionale/Marketing-E-Mails.
Dynamische Mail-Templates (IF)
Regelbasiertes Ein-/Ausblenden von Textblöcken.
Einladungsmanagement
Steuerung von Einladungen inkl. Zielgruppen, Codes, Tracking & Reminder.
Sessions
Veranstaltungsblöcke mit Zeit, Raum, Chair und Beiträgen.
Themen / Tracks
Fachliche Kategorien zur Strukturierung von Abstracts/Sessions.
Beiträge
Vorträge/Poster mit Autor:innen und Status (eingereicht/angenommen/abgelehnt).
Referentenhandling
Einladung/Verwaltung von Referent:innen inkl. Honoraren/Reisekosten.
Mitgliedschaftsprüfung (extern)
Prüfung/Abgleich des Mitgliedsstatus mit externen Systemen.
Mehrsprachigkeit
Mehrsprachige UI/Texte/Bestätigungen in Registrierung und Abstractsystem.
Dienstherrengenehmigung
Nachweis/Erlaubnis für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes.
Umsatzsteuer
Verbrauchssteuer auf Lieferungen/Leistungen (DE z. B. 19 %, 7 %).
Reverse-Charge-Verfahren
Steuerschuldumkehr: Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer.
Steuerbehandlung PCO vs. Veranstalter
Unterschiedliche Steuerlogik je Rolle des Rechnungsstellers.
DATEV-Export
Buchungs-/Debitorenexport im DATEV-Format.
SEPA-Lastschrift
Euro-Zahlungsraum mit standardisiertem Lastschriftverfahren.
Zahlungssysteme (Mollie)
Online-Zahlarten wie Kreditkarte, Apple/Google Pay u. a.
Kostenstellen
Organisatorische Zuordnung von Erlösen/Aufwänden.
Erlöskonten
Sachkonten für Umsätze je Leistungsart.
Preisdefinitionen in 4 Ebenen
Preise nach Teilnehmer, Mitglied, Zielgruppe und Zeitfenster.
Manuelles & automatisches Buchen
Zahlungszuordnung via Regeln, Webhooks oder OP-Liste.
Rechnungsarchivierung
Revisionssichere Aufbewahrung erstellter Belege.
ZUGFeRD
Hybridformat (PDF/A + XML) für elektronische Rechnungen.
Belegnummernkreise
Nummernkreise je Belegart mit Platzhaltern.
Aussteller-Rechnungen
Rechnungslogik für Aussteller/Sponsoren.
Kongress- & Info-Währung
Abrechnungs- und Anzeigewährung parallel führen.
Individuelles Reporting
Auswertungen/BI-Exports für KPIs und operative Reports.
Badge-Layout
Layout-Editor für Namensschilder/Badges.