FAQ – Häufige Fragen

Teilnehmermanagement steuert den gesamten Prozess von der Registrierung über Tarif- und Preislogiken bis zu Zahlung, Rechnung, Mahnwesen und Kommunikation. Stammdaten, Buchungen und Zusatzartikel greifen ineinander und fließen in Check-in, Zertifikate, App-Personalisierung und Reporting ein.

Autor:innen reichen online ein, Reviewer bewerten in transparenten Workflows mit Fristen und optionaler Anonymisierung. Entscheidungen, Korrekturschleifen und Exporte ins Programm sind integriert; Status und Kommunikation werden protokolliert.

Sitzungen, Räume, Zeiten und Rollen werden zentral geplant. Konfliktprüfungen verhindern Doppelbelegungen, Drag-and-drop erleichtert Umbauten. Aus dem Plan entstehen App-Zeitpläne, Saaldisplays, PDFs und Exporte – Änderungen werden live gespiegelt.

Die App bündelt Programm, Personalisierung und Interaktion. Inhalte sind rollenbasiert, es gibt Favoriten und Push-Nachrichten. Steuerung erfolgt zentral im Control Studio, Updates landen ohne Store-Release bei allen Nutzenden.

Gutscheine gewähren Rabatte oder Freitickets nach Regeln wie Zeitraum, Häufigkeit oder Mindestwarenkorb. Voucher sind meist personalisierte Codes für VIP/Marketing und können Tarife freischalten oder Leistungen vollständig erlassen.

Zeitliche Preisstufen (Early/Regular/Late) schalten automatisch um und werden im Formular klar angezeigt. Pro Zielgruppe/Tarif sind getrennte Zeiträume möglich; Historien sichern Auswertungen und Revision.

Kontingente begrenzen Tarife nach Menge, Tag oder Raum. Bei Erreichen wird blockiert oder auf Warteliste gewechselt; Stornos geben Plätze frei. Dashboards zeigen Auslastungen in Echtzeit.

Ja. Abrufkontingente, Tagesraten und Zuweisungen werden gepflegt, Buchungen aus der Registrierung erzeugen Listen und Voucher für den Check-in. Exporte fürs Hotel und Rückspiel von Änderungen sind möglich.

Layouts werden per Platzhaltern definiert (Name, Firma, QR/Barcode, Farben). Thermodruckerprofile, Live-Reprints und Duplikatschutz sorgen für schnelle Abläufe. Zielgruppen erhalten optische Kennzeichnungen.

1D- und 2D-Standards wie Code128 und QR werden erzeugt und auf Mails/Badges ausgegeben. Scanner lesen sie am Einlass oder bei Ausstellern; Offline-Puffer und Duplikat-Erkennung sind integriert.

Hochleistungsscanner verbuchen Zutritte in Echtzeit, prüfen Zugangsrechte und erkennen doppelte Scans. Anwesenheiten können für CME automatisch gezählt und ausgewertet werden.

Typische Status sind registriert, offen, bezahlt, storniert und no-show. Sie steuern Sichtbarkeiten in App und Zertifikaten, Check-in-Freigaben und Mahnwesen. Filter & Reports ermöglichen gezielte Ansprache.

Gästelisten bündeln Sondergruppen mit eigenen Workflows, Freitickets und Badge-Layouts. Wichtige Informationen sind vorbefüllt und ermöglichen einen schnellen Registrierungsprozess.

Ja. Transaktionale und Marketing-Mails mit Double-Opt-in, Bounce-Handling und Listen-Sync. Templates können personalisiert werden; Trigger wie Zahlungseingang oder Session-Reminder sind möglich.

Wiederkehrende Kommunikation in Text/HTML mit Variablen für Personen-, Buchungs- und Event-Daten. Versionierung, Vorschau und Testversand erhöhen Qualität; Mehrsprachigkeit ist unterstützt.

Ja. IF/ELSE blendet Textblöcke z. B. nach Rolle, Tarif, Sprache oder Frist ein/aus. So werden Mails kürzer und relevanter; Varianten-Wildwuchs wird vermieden.

Ja. Echtzeit-Check via Schnittstelle oder Import validiert die Zugehörigkeit und Tarifberechtigung. Das verhindert Fehlbuchungen und liefert transparente Abrechnungsberichte.

Oberflächen, Texte, Mails und dynamische Inhalte sind übersetzbar, mit Fallback-Regeln. Sprache nach Browser/Profil wählbar; pro Beitrag/Session können Sprachen gepflegt werden.

Verträge werden mit Registrierung individuell erstellt und per PDF angehängt. Manuelles Pflegen wird auf ein absolutes Minimum reduziert. Zeitersparnis von vielen Tagen ist damit möglich

Steuersätze je Tarif/Artikel/Land/Zielgruppe, Pflichttexte auf Rechnungen und saubere FiBu-Exporte. Sonderfälle wie ermäßigter Satz, innergemeinschaftliche Leistungen oder Ortswechsel sind abbildbar.

Ja. Belege werden korrekt mit 0 % USt. und Hinweistexten ausgewiesen. Steuercodes erscheinen eindeutig in Exporten; die FiBu kann die Belege ohne manuelle Nacharbeit verarbeiten.

Buchungsstapel und Debitoren mit Steuercodes, Kostenstellen und Erlöskonten im DATEV-Format. Mandanten/Perioden konfigurierbar; optional OP-Listen und Zahlungsausgleich.

Mandatsverwaltung, Einreichungsdateien (XML), Rückläufer-Handling und Auto-Matching per Referenz. Fristen und Prenotifications sind berücksichtigt; OP-Bestände sinken messbar.

Karten, Wallets und lokale Zahlarten. Webhooks gleichen Buchungen in Echtzeit ab; Refunds und Teilrückerstattungen sind möglich. Referenzen verbinden Zahlung und Rechnung eindeutig.

Vordefinierte KPIs zu Teilnehmerstatus, Umsätzen, Anwesenheiten/CME oder Leads sowie Exporte/Pivots. Geplante Berichte können automatisiert bereitgestellt werden.